Le papier que l'emprunteur signe

Chaque prêt s'imprime. La fiche porte le numéro du prêt, l'équipement, la quantité, le numéro de série, l'emprunteur et son téléphone, la date de sortie, la date de retour prévue, la caution et le montant demandé.

En bas, deux cadres : l'emprunteur signe, et pour l'association, vous signez. C'est le seul moment où les deux parties sont d'accord sur l'état du matériel, et il ne revient pas.

Le constat de retour est sur le même papier

La fiche réserve un cadre au retour : rendu le, dans quel état, et les observations. Vous reprenez donc le même papier au retour, au lieu de chercher dans quel cahier le prêt avait été noté.

Le numéro ne saute jamais

Les prêts sont numérotés PRET-00001, PRET-00002, et ainsi de suite, sans trou. C'est voulu : un registre de prêts avec des numéros manquants fait douter de tout le reste, et c'est exactement ce qu'un assureur regarde.

Prêtable, ou pas

Sur la fiche de l'équipement, la case prêtable décide s'il peut sortir. Le vidéoprojecteur sort, l'extincteur non. Décochez-la plutôt que d'expliquer chaque fois pourquoi tel matériel ne se prête pas.

La caution et le tarif se règlent aussi sur la fiche de l'équipement. Ils se reprennent tout seuls à l'ouverture d'un prêt, et vous pouvez les corriger au cas par cas.