Une fiche par matériel

Chaque équipement porte un nom, une référence, une catégorie et une photo. La quantité compte les exemplaires : dix chasubles forment une seule fiche de quantité dix, pas dix fiches.

dypsia calcule tout seul la quantité sortie et la quantité disponible à partir des prêts en cours. Vous n'avez jamais à les tenir à jour.

Où il se trouve, qui en répond

Le lieu dit où le matériel est rangé, le responsable dit qui en répond. Ces deux champs évitent la question la plus fréquente d'une association : « qui a la clé du local et où est le vidéoprojecteur ».

Ce qui sert à l'assurance

Numéro de série, date d'achat, valeur d'achat, fin de garantie, contrat rattaché. Ces champs ne servent à rien au quotidien, et tout le jour où le local est cambriolé ou inondé. Remplissez-les à l'achat, pas après le sinistre.

L'état

• Neuf, Bon état, Usé - le matériel sert.
• À réparer - il est là mais inutilisable en l'état.
• Hors service - à sortir de l'inventaire ou à remplacer.

Archiver plutôt que supprimer

Un matériel vendu ou jeté s'archive. Il disparaît des listes, mais les prêts et les contrôles passés restent lisibles. Le supprimer effacerait cet historique.