Le choix qui compte : organisme ou personne

Le système distingue deux natures de contact, et ce choix conditionne tout le reste - la facturation, les relances, les statistiques. Il se fait en haut de la fiche et ne se corrige pas commodément après coup.

• Société - une entreprise, une association, une administration. C'est à elle qu'on facture.
• Personne - un individu. S'il travaille pour une société, on le rattache à celle-ci.

Les étapes

1. Ouvrez l'application Contacts.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Choisissez Société ou Personne.
4. Saisissez le nom. C'est le seul champ obligatoire.
5. Pour une personne rattachée à un organisme, renseignez Société : l'adresse et le téléphone de celle-ci seront proposés d'office.
6. Complétez l'adresse, le courriel et le téléphone.
7. Onglet Vente & Achat : cochez ce que le contact est pour vous - client, fournisseur, ou les deux.
8. Enregistrez.

Ce qui fait gagner du temps ensuite

• Les étiquettes valent mieux que des champs personnalisés : elles se filtrent, se combinent et n'alourdissent pas la fiche.
• Un contact peut avoir plusieurs adresses - facturation, livraison - dans l'onglet Contacts & Adresses.

Pièges à éviter

• Créer une personne au lieu d'une société. C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse : les factures partent alors au nom d'un individu, et les regroupements par entreprise ne fonctionnent plus.
• Saisir deux fois le même contact. Avant de créer, tapez les trois premières lettres dans la recherche : rien ne prévient des doublons à la création.
• Oublier le courriel. Sans lui, ni facture envoyée, ni infolettre, ni accès au portail.