Privacybeleid
Van kracht vanaf 1 augustus 2026
1. Wie wij zijn
Dit beleid beschrijft hoe EAG solutions, met maatschappelijke zetel te 925, Boul. de Maisonneuve Ouest, Suite 354, Montréal QC Canada H3A 0A5, persoonsgegevens beschermt op het platform dypsia.com.
Verantwoordelijke voor de bescherming van persoonsgegevens: de persoon met de hoogste bevoegdheid binnen Dypsia, of de persoon aan wie deze taak schriftelijk is gedelegeerd. Bereikbaar op info@dypsia.com.
2. Op wie het van toepassing is
Dit beleid betreft drie groepen personen:
- de bezoekers van de website dypsia.com;
- de klanten en hun beheerders: de organisaties die een ruimte aanmaken en de personen die hen vertegenwoordigen;
- de leden en klanten van onze klanten: voor hen, zie afdeling 4. Het is de organisatie, en niet Dypsia, die beslist over het verzamelen en het gebruik van hun gegevens.
3. Wat wij verzamelen en waarom
| Gegevens | Waarvoor |
|---|---|
| Naam van de organisatie, land, adres, plaats, postcode | De ruimte aanmaken en identificeren, de facturen opstellen |
| Naam en e-mailadres van de beheerder | Het account beheren, dienstberichten versturen, het adres verifiëren |
| Wachtwoord | Authenticatie. Het wordt gehasht bewaard: wij kunnen het niet lezen en niet herstellen |
| Facturatiegegevens | Facturatie, boekhouding, belastingen |
| Technische logboeken: IP-adressen, tijdstempels van de aanmeldingen, beveiligingsgebeurtenissen | Beveiliging, misbruikpreventie, bewijs van aanvaarding van het contract, diagnose |
| E-mails met de ondersteuning | Vragen beantwoorden |
Wij verzamelen geen betaalkaartnummers: betalingen worden verwerkt door gecertificeerde dienstverleners, volgens hun eigen beleid.
4. De gegevens die onze klanten hosten
Elke klant beheert in zijn ruimte zijn eigen gegevens: leden, schenkers, klanten, leveranciers, boekingen, documenten. Voor die gegevens geldt:
- de klant is er verantwoordelijk voor: hij beslist wat wordt verzameld en waarom;
- Dypsia handelt voor zijn rekening: wij hosten en back-uppen die gegevens volgens zijn instructies, zonder ze in te kijken of voor andere doeleinden te gebruiken;
- elke ruimte steunt op een afgescheiden database, zonder kruislingse toegang tussen klanten;
- schrijft iemand ons over gegevens die een klant bijhoudt, dan verwijzen wij die persoon naar de klant en brengen wij de klant op de hoogte.
5. Met wie wij ze delen
Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Wij delen ze enkel:
- aan onze hostingprovider, die de servers levert waarop uw gegevens worden opgeslagen, zonder deze in te zien of te gebruiken;
- met de betaaldienstverleners, voor de betalende formules;
- met de overheid, wanneer een wet of een geldig bevel dat vereist. Wij lichten de betrokkene in wanneer de wet dat toelaat;
- met een mogelijke overnemer, bij verkoop of reorganisatie, waarbij de verbintenissen van dit beleid behouden blijven.
De actuele lijst van onze dienstverleners is op verzoek beschikbaar via info@dypsia.com.
6. Waar ze worden bewaard
De gegevens staan op servers in de Europese Unie.
Voor personen in Canada worden zij dus buiten het land bewaard. Wij omkaderen die doorgifte met een schriftelijke overeenkomst met onze hostingpartner, die een vergelijkbaar beschermingsniveau waarborgt.
Voor personen in de Europese Unie blijven de gegevens in de Unie. Worden zij vanuit Canada geraadpleegd voor beheer of ondersteuning, dan steunt die doorgifte op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Canada.
7. Hoe lang
| Categorie | Duur |
|---|---|
| Actief account en actieve ruimte | Voor de duur van de contractuele relatie |
| Opgezegde ruimte | 30 dagen, daarna definitieve verwijdering en geleidelijke wissing uit de back-ups |
| Ongebruikte gratis ruimte | Verwijdering na 120 dagen zonder aanmelding, waarschuwing na 90 dagen |
| Facturatiegegevens | Voor de duur die wordt vereist door de fiscale en boekhoudkundige regels van het land waar de klant is gevestigd. Deze gegevens kunnen vóór die termijn niet worden gewist, ook niet op verzoek. |
| Technische logboeken | 12 maanden, behalve bij een beveiligingsincident in onderzoek |
| Niet bevestigde inschrijving | Geen bewaring: er wordt niets opgeslagen zolang het e-mailadres niet is bevestigd |
8. Hoe wij ze beschermen
- versleutelde communicatie;
- een afzonderlijke database per ruimte, zonder kruislingse toegang;
- wachtwoorden gehasht bewaard, nooit leesbaar;
- versleutelde configuratiegeheimen;
- gecontroleerde en gelogde beheerderstoegang;
- geregelde back-ups met rotatie;
- verificatie van het e-mailadres vóór het aanmaken van elk account.
Bij een inbreuk met een ernstig risico verwittigen wij de bevoegde autoriteiten en de betrokken personen, en houden wij het register bij dat de wet oplegt.
9. Uw rechten
U kunt de gegevens inzien die wij over u bijhouden, ze laten verbeteren, uw toestemming intrekken behoudens wettelijke en contractuele verplichtingen, en onze naleving aanvechten bij onze verantwoordelijke.
Bevindt u zich in de Europese Unie, dan hebt u bovendien recht op wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.
Om ze uit te oefenen, schrijf naar info@dypsia.com. Wij antwoorden binnen dertig dagen, en binnen een maand voor verzoeken die onder de Europese verordening vallen.
U kunt ook klacht indienen bij de bevoegde instantie: in Canada de Privacy Commissioner; in de Europese Unie de toezichthoudende autoriteit van uw land.
Staan uw gegevens in de ruimte van een klantorganisatie omdat u er lid, schenker of klant van bent, richt uw verzoek dan rechtstreeks tot die organisatie: zij alleen beslist over de verwerking. Wij staan haar bij binnen onze technische mogelijkheden.
10. Minderjarigen
De dypsia-account en de ruimtes zijn bedoeld voor organisaties en professionals. Wij verzamelen niet bewust gegevens over minderjarigen om een account aan te maken.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid op elk moment wijzigen. De geldende versie is die welke op deze pagina is gepubliceerd, met haar bijwerkingsdatum. Bij een betaald plan worden wijzigingen van kracht bij de volgende verlenging van het abonnement; een klant die ze weigert, kan vóór die verlenging opzeggen. Bij het gratis plan worden ze van kracht zodra ze zijn gepubliceerd.
12. Ons bereiken
Voor elke vraag over dit beleid of over uw persoonsgegevens: info@dypsia.com, of per post naar 925, Boul. de Maisonneuve Ouest, Suite 354, Montréal QC Canada H3A 0A5.
De Franse versie van dit beleid heeft voorrang op elke ter informatie verstrekte vertaling.